A portaria do condomínio é o local da intermediação entre moradores e visitantes, logo, a atenção e o cuidado devem ser reforçados a fim de assegurar a segurança e a tranquilidade de todos.
A falta de procedimentos de segurança e do estabelecimento de normas corretas pode impactar negativamente o dia a dia dos condôminos e dos profissionais que trabalham permanente ou esporadicamente no condomínio.
Pensando nisso, abordamos ao longo deste artigo os principais erros a serem evitados e apresentamos excelentes sugestões para a criação de normas eficazes para incrementar os níveis de segurança em seu condomínio. Boa leitura!
Principais erros a serem evitados
O fluxo contínuo de pessoas que entram e saem, de encomendas entregues, condôminos pedindo auxílio com suas compras e o porteiro disperso, prestando mais atenção ao celular do que ao movimento.
Tal cena, infelizmente, é comum em muitos condomínios, de modo que é fácil entender os motivos pelos quais a portaria demanda muita atenção e, sobretudo, regras. Sem a devida organização, falhas podem acontecer e prejudicar a segurança de todos.
Garantir uma portaria realmente eficiente é, sem dúvida, um grande desafio. Para superá-lo, fique atento e evite os erros a seguir!
Não orientar o porteiro
A ausência de normas claras é uma das causas mais comuns de erros na portaria dos condomínios. A falta de capacitação e treinamento é, por sua vez, um elemento que pode acarretar em graves falhas, ameaçando a segurança dos condôminos e gerando constrangimentos e desentendimentos entre eles e os funcionários.
A portaria deve conhecer e cumprir as regras como estão escritas. Logo, oferecer treinamentos adequados e se assegurar de que os colaboradores estão devidamente qualificados para a função é absolutamente fundamental. Vale lembrar que esses treinamentos são de inteira responsabilidade dos síndicos.
Não investir em equipamentos de segurança
Tenha em mente que a segurança é umas das mais importantes tarefas da portaria do condomínio. Sendo assim, não investir nos equipamentos necessários é um erro que pode gerar muita dor de cabeça e custar caro no futuro.
Quando a portaria dispõe de câmeras e sistemas capazes de facilitar o controle de saídas e entradas e a identificação, os porteiros terão um maior controle da função que estão exercendo.
Desse modo, os equipamentos asseguram a tranquilidade de visitantes e condôminos. Os custos de ferramentas desse tipo podem não ser, em um primeiro momento, bem recebidos pelos condôminos, entretanto, o síndico deve esclarecer sua relevância para a segurança cotidiana do condomínio.
Deixar a portaria aberta
Deixar a portaria aberta, infelizmente, é uma falha muito frequente em muitos condomínios, sobretudo, em edifícios que possuem alto fluxo de pessoas. Todavia, essa atitude aumenta os riscos, expondo todas as pessoas que estão no interior do prédio.
É necessário estabelecer uma rotina que permita aos porteiros manter a saída e entrada sob rígido controle. A falta de supervisão na portaria do condomínio pode resultar na entrada de indivíduos desconhecidos ou mal-intencionados.
Normas de segurança a serem implantadas
As sugestões de procedimentos e normas que elencamos a seguir visam propiciar mais segurança aos moradores e a todos aqueles que se encontram dentro do condomínio. Confira!
A entrada e saída de pessoas
Os condôminos devem encaminhar ao síndico a cada seis meses uma lista atualizada dos moradores e dos funcionários (tanto em caráter eventual quanto permanente, incluindo motoristas, babás, diaristas etc.) de suas unidades, para a realização de um cadastro populacional do próprio condomínio.
O acesso será permitido mediante a expressa autorização do morador (ou uma pessoa indicada por ele para esse fim), sendo que a entrada deve se dar em local previamente definido.
Prestadores de serviço
Os condôminos devem comunicar ao zelador (por escrito), por meio de um cadastro específico afixado na portaria, o nome e a data em que se iniciará a prestação de serviço do profissional contratado por eles, os quais devem ser instruídos no momento da contratação a darem ciência à portaria.
Quando os profissionais prestadores de serviço forem dispensados, os moradores deverão comunicar imediatamente a alteração de status, também por escrito, a fim de que o zelador tome as providências cabíveis junto à portaria do condomínio.
Entrega de mercadorias
A identificação dos entregadores de mercadorias deverá ser efetuada com os funcionários, do lado externo do prédio. Os entregadores deverão fornecer um documente que permita sua identificação com foto. Caso seja empregado, deverá mostrar seu crachá. Se os entregadores não apresentarem os documentos exigidos, sua entrada não será permitida.
Entregas de volumes pequenos ou médios, tais como refeições, flores, artigos de padaria ou açougue, remédios e pizzas, serão retiradas pelos próprios moradores ou pessoa indicada por eles.
Quanto às entregas de mercadorias ou encomendas de maior volume ou peso, como garrafões de água, artigos de feira e compras de supermercado, devem ser realizadas, quando possível, em uma entrada diferente.
Entrada e saída de veículos
Apenas os veículos dos condôminos poderão acessar livremente as garagens do edifício para o estacionamento. Cada unidade deve ter o direito de registrar um número máximo de veículos.
A entrada de veículos estranhos nesse espaço deve ser proibida, excetuando-se os casos de embarques e desembarques emergenciais. Em tais situações, os moradores envolvidos devem informar a portaria os dados do veículo e do motorista.
Realização de eventos e festas
Ao realizarem festas, os condôminos observarão as regras dispostas nas normas internas do condomínio. O ideal é que os moradores emitam uma lista dos convidados a ser entregue à portaria para conferência e controle, no prazo de, pelo menos, 2 horas antes da realização do evento.
Convidados que não constarem na lista devem ser anunciados ao condômino anfitrião, o qual deverá se dirigir à portaria para o acompanhamento e a autorização de entrada dos indivíduos em questão.
Os índices de assaltos e outras modalidades de violência urbana não permitem que haja qualquer tipo de descuido na portaria do condomínio. Em tal contexto, os cuidados que apresentamos neste artigo são imprescindíveis. Cumpre ressaltar que a criação de boas regras deve ser acompanhada do empenho de síndicos, colaboração dos moradores e excelentes orientações a todos os funcionários.
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